Ideals è attiva dal 2008 e appartiene a Ideals Holding Ltd. e uffici operativi a Londra, New York e Hong Kong. La governance distribuita tutela la business continuity e semplifica la scalabilità verso clientela globale. Il servizio è oggi utilizzato da oltre un milione di professionisti – investment banker, consulenti M&A, gestori immobiliari e istituzioni pubbliche – che lo hanno spinto a diventare il fornitore VDR con la crescita più rapida secondo G2.
Certificazioni di sicurezza e infrastruttura
La piattaforma adotta un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni certificato ISO / IEC 27001:2013 (valido fino al 22 marzo 2026) e dispone di attestazioni SOC 2 e SOC 3 rilasciate dall’AICPA. Ospita i dati in data-center Tier III distribuiti geograficamente e cifrati in transito e a riposo con AES-256, supportati da backup in tempo reale tramite tunnel VPN cifrati. Queste misure soddisfano le checklist di risk management di banche d’investimento e fondi PE.
Meccanismi di controllo degli accessi
Il nucleo del VDR è un modello a otto livelli di permesso – dal “solo visualizzazione” fino al role “co-owner” – che viene applicato a cartelle, file e persino singole celle Excel. Ogni download può essere marcato con watermark dinamici personalizzati, data-stamp e indirizzo IP. L’amministratore imposta limiti di sessione, NDA click-through, restrizioni IP e blocco stampa per qualunque gruppo utente. Il registro eventi, firmato digitalmente, conserva ogni apertura di documento per finalità forensi.
Strumenti di collaborazione e automazione
Oltre alla classica Q&A strutturata, Ideals offre:
- Redaction guidata da IA per oscurare PII o trade secret in pochi secondi.
- Bulk upload con rinomina automatica e import diretto da storage esterni (OneDrive, Box).
- Reporting termico che evidenzia le pagine più lette e il tempo medio di permanenza.
- Archivio USB crittografato per consegnare una copia tamper-proof a deal chiuso.
Queste funzioni riducono errori manuali durante diligence complesse e velocizzano il closing.
Esperienza utente e lingue supportate
L’interfaccia, basata su web-app reattiva, richiede meno di dieci minuti di configurazione media; il tempo d’implementazione medio dichiarato dagli utenti G2 è di un mese. Il portale è localizzato in 13 lingue, fra cui italiano, polacco, giapponese e turco, e integra il visualizzatore Microsoft Office nativo: Excel si apre in-browser mantenendo formule e filtri, utile a team finanziari che non vogliono scaricare file riservati.
Schema di prezzi e prova gratuita
Ideals pratica listini “custom” ma pubblica tre bundle:
| Piano | Limiti progetto | Storage di base | Caratteristiche distintive |
|---|---|---|---|
| Core | 1 progetto, 5 admin, utenti illimitati | 0,5–2 GB | Redaction IA, watermarks, Q&A standard |
| Premier | 1 progetto, admin illimitati | taglia su misura | No billing finché il sell-side va live, upload da storage esterno, report custom |
| Enterprise | progetti illimitati | su misura (fino a 10 TB) | gestione multi-progetto, SSO, copie cross-deal |
Ogni piano include una prova completa di 30 giorni senza anticipo né setup fee.
Conformità alle normative sulla protezione dei dati
Il vendor aderisce al GDPR europeo, al CCPA californiano e al LGPD brasiliano, con Data Processing Agreement disponibile out-of-the-box. L’hosting in UE evita trasferimenti transfrontalieri indesiderati, mentre le policy di data retention consentono di definire periodi di conservazione autonomi per cartelle cliniche HIPAA o contratti PCI-DSS.
Assistenza clienti e accordi di servizio
Il team di supporto opera 24/7 con chat di primo livello che risponde in 30 secondi medi, garantendo un tasso di soddisfazione del 98 %. Sono disponibili specialisti in oltre dieci idiomi e, per transazioni IPO o diligence transfrontaliere, viene assegnato un project manager dedicato che affianca gli advisor fino all’archiviazione.
Casi d’uso tipici
- Sell-side M&A: caricamento massivo di data pack, controllo di stampa e log di accesso per auditor Big Four.
- Life Sciences: condivisione di dati clinici Fase III in cartelle con watermark nominativo e scadenza link.
- Real Estate: migliaia di planimetrie CAD in hosting europeo per ridurre il rischio di trasferimenti dati USA.
- Fundraising VC: report di metriche SaaS in Excel integrato, commentato via Q&A per velocizzare il decision memo.
Osservazioni finali
Ideals combina certificazioni indipendenti, UX snella e pricing prevedibile. Il limite storage nel piano Core può risultare stretto per transazioni con data lake corposi, ma gli upgrade sono immediati e non impongono downtime. Chi necessita di un VDR pronto per diligence a ritmo serrato trova in Ideals un set di funzioni che riduce gli attriti operativi senza compromettere la postura di sicurezza.